Diese Datenschutzerklärung klärt über Art, Umfang und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der Tätigkeit des UBV e.V. sowie der Nutzung der Website und der Online-Formulare auf. Wir verpflichten uns, personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu behandeln.

1. Verantwortliche Stelle:
Ukrainische Berufsvertretung Deutschland e.V.
(c/o Anton Makoviichuk)
Philipp-Wirtgen-Str. 26
50735 Köln
E-Mail: info@ubv-de.org
Vorsitzender: Anton Makoviichuk

2. Umfang der verarbeiteten Daten:
• Vor- und Nachname
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Bankverbindung (für Mitgliedsbeiträge und Spenden)
• Weitere personenbezogene Daten, die freiwillig angegeben werden
• Daten, die über Online-Formulare auf der Website gesammelt werden (z.B. Kontaktformulare, Anfragen, Anmeldungen)

3. Zweck der Datenverarbeitung:
• Mitgliederverwaltung und Kommunikation
• Abwicklung von Anträgen, Beschwerden und Rechtsunterstützung
• Versand von Informationen, Einladungen und Newslettern
• Abrechnung von Mitgliedsbeiträgen und Spenden
• Zusammenarbeit mit Behörden und sozialen Einrichtungen im Rahmen der Vereinszwecke
• Verwaltung und Bearbeitung der über die Website gesammelten Anfragen

4. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung:
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Vertragliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• Wahrnehmung berechtigter Interessen des Vereins (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

5. Empfänger der Daten:
• Vereinsvorstand und interne Koordinatoren (im Rahmen ihrer Tätigkeiten)
• Finanzbehörden (z.B. Finanzamt bei Spendenbescheinigungen)
• Banken (bei Zahlungsabwicklungen)
• Zuständige Behörden (bei Anträgen und Beschwerden)
• Dienstleister zur Abwicklung des Newsletter-Versands (mit gesonderter Einwilligung)
• Anbieter von Website-Diensten und CRM-Systemen (insbesondere Tilda CRM) zur Erfassung und Bearbeitung von Online-Formularen.
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Betroffenen oder sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

6. Datensammlung und Verarbeitung über die Webseite (Tilda):
Wir verwenden die Plattform Tilda zur Erstellung und Verwaltung unserer Website und Online-Formulare. Alle über Tilda gesammelten personenbezogenen Daten (wie Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und sonstige Kontaktdaten) werden in der datenschutzkonformen Tilda CRM gespeichert und ausschließlich für den jeweils angegebenen Zweck verwendet.

7. Dauer der Speicherung:
Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erreichung der genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z.B. Steuerrecht: bis zu 10 Jahre nach §147 AO) dies verlangen. Daten aus Online-Formularen (Tilda CRM) werden spätestens 2 Jahre nach der letzten Kontaktaufnahme oder nach Widerruf der Einwilligung gelöscht.

8. Rechte der betroffenen Personen:
Gemäß DSGVO haben Sie folgende Rechte:
• Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

9. Datensicherheit:
Die personenbezogenen Daten werden auf sicheren Servern in Deutschland gespeichert und sind vor unbefugtem Zugriff geschützt. Zugang zu den Daten haben nur autorisierte Personen, die einer Vertraulichkeitspflicht unterliegen. Daten in Tilda CRM sind durch Zugriffskontrollen und Verschlüsselung geschützt.

10. Änderung der Datenschutzerklärung:
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen oder Änderungen unserer Leistungen anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung.

11. Kontakt:
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:

Ukrainische Berufsvertretung Deutschland e.V.
(c/o Anton Makoviichuk)
Philipp-Wirtgen-Str. 26
50735 Köln
E-Mail: info@ubv-de.org

Stand: Juli 2025