Політика конфіденційності

1. Verantwortliche Stelle

UBV – Ukrainische Berufsvertretung Deutschland e.V.
Philipp-Wirtgen-Str. 26, 50735 Köln, Deutschland
E-Mail: info@ubv-de.org
Vertreten durch: Anton Makoviichuk (Vorsitzender)

2. Hosting

Die Website läuft auf einem virtuellen Server der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, Deutschland. Der Serverstandort liegt in Deutschland; es findet keine Übermittlung in ein Drittland statt. Mit netcup besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server automatisch Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode sowie Browser- und Betriebssystemangaben. Diese Daten sind für den Betrieb und die Sicherheit erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nach spätestens sieben Tagen gelöscht.

3. Schriftarten

Die verwendeten Schriftarten werden vom eigenen Server ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen externen Anbieter, und es werden dabei keine Daten an Dritte übermittelt.

4. Cookies

Diese Website setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies. Sie dienen der Sitzungsverwaltung im geschützten Verwaltungsbereich und dem Schutz von Formularen vor Missbrauch. Eine Einwilligung ist dafür nach § 25 Abs. 2 TDDDG nicht erforderlich. Analyse- oder Marketing-Cookies werden nicht eingesetzt.

5. Kontakt- und Antragsformulare

Über die Formulare auf dieser Website verarbeiten wir die Angaben, die Sie dort machen, um Ihr Anliegen zu bearbeiten:

• Kontaktformular: Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer und Anschrift, Mitgliedsnummer, Betreff, Nachricht, bevorzugte Antwortsprache und hochgeladene Dateien.
• Mitgliedsantrag: zusätzlich Geburtsdatum und Geburtsort sowie die SEPA-Angaben (IBAN, Kontoinhaber).
• Ehrenamt-Formular: zusätzlich gewünschte Tätigkeitsbereiche und Sprachkenntnisse.
• Feedback-Formular: Betreff und Nachricht; Name und E-Mail-Adresse sind freiwillig und werden nur benötigt, wenn Sie eine Antwort wünschen.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie, bei Mitgliedsanträgen, die Anbahnung und Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir speichern zusätzlich den Wortlaut und die Fassung der Einwilligung, der Sie zugestimmt haben, um sie nachweisen zu können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

6. Bankdaten und SEPA-Mandat

IBAN, Kontoinhaber und Mandatsreferenz werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM) und sind ausschließlich für den Vorstand einsehbar. Sie erscheinen nicht in Server- oder Anwendungsprotokollen. Die Aufbewahrung richtet sich nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen (in der Regel zehn Jahre, § 147 AO).

7. Hochgeladene Dokumente

Dateien, die Sie über ein Formular hochladen, werden in einem nicht öffentlich erreichbaren Speicher auf demselben Server abgelegt. Sie haben keine öffentliche Adresse und können nur nach Anmeldung durch berechtigte Personen abgerufen werden. Zulässig sind PDF, JPG, PNG, WEBP, HEIC und DOCX bis 10 MB je Datei; der Dateityp wird serverseitig anhand des Inhalts geprüft.

8. Benachrichtigung per E-Mail

Geht über ein Formular eine Anfrage ein, erhält der Vorstand eine kurze E-Mail-Benachrichtigung. Diese enthält nur Absendername, E-Mail-Adresse, Betreff und einen Link in den geschützten Verwaltungsbereich — nicht den Inhalt der Anfrage und keine Bankdaten. Versendet wird über den E-Mail-Dienst unseres Hosting-Anbieters; eine Weitergabe an Dritte darüber hinaus findet nicht statt.

9. Speicherdauer

• Server-Zugriffsdaten: spätestens sieben Tage.
• Erledigte Anfragen und Feedback: bis zu zwölf Monate nach Abschluss, danach Löschung oder Archivierung ohne Personenbezug.
• Mitgliedsunterlagen: für die Dauer der Mitgliedschaft und anschließend im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
• Einwilligungsnachweise: solange sie zum Nachweis erforderlich sind.

10. Empfänger

Ihre Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Eine Weitergabe an Partnerorganisationen erfolgt nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Zugriff haben ausschließlich der Vorstand und ausdrücklich beauftragte Personen sowie unser Hosting-Dienstleister im Rahmen der Auftragsverarbeitung.

11. Externe Dienste

Auf der Website befinden sich Links zu PayPal und zu unseren Profilen in sozialen Netzwerken. Eine Verbindung zu diesen Anbietern entsteht erst, wenn Sie einen solchen Link anklicken. Für die Datenverarbeitung auf deren Seiten ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dafür an info@ubv-de.org.

Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, für uns: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

13. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Website oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.